Међу различитим врстама пословне комуникације, преписка је важан део живота у канцеларији. Њено главно средство су познате службене белешке, које у зависности од садржаја представљају објашњења, извештавање итд..
Шта је белешка и зашто је потребна?
Службена белешка је у складу са својом наменом информативна порука упућена запосленима у њеним или другим одељењима, менаџменту одељења, фирми, одељења, филијала. Листа тема обухваћених таквим документима је прилично широка. Биљешке информишу о главним догађајима у животу компаније, о спровођењу текућег рада, владајућим нестандардним ситуацијама, садрже притужбе и рјешења разних производних проблема.
Главна сврха ове врсте комуникације - координација различитих радних питања у случајевима када је орално решење из било којег разлога немогуће. Записник се такође може користити за састављање налога који су, за разлику од налога, неформалнији.
Примјер сервисне напомене
Врсте и намена белешки
Биљешка је најпопуларнија врста дописа упућених шефу компаније, главном рачуновођи или било којем другом вишем запосленику. Главна сврха извештаја - информисање надређених о било којој ситуацији, обављање послова, као и давање препорука за решење (отклањање) проблема, итд. Меморандум, за разлику од сервисне белешке, увек се шаље на вишу везу и има правну снагу.
Најчешћа врста белешки извештаја су изјаве којима се обавештава руководство о спровођењу планова, току текућег рада итд. Ређе се састављају извештаји који извештавају о свакој непланираној ситуацији која захтева одговор вишег руководства. Распон тема таквих извештаја је прилично широк: од информација у вези са главним индустријским активностима предузећа, до жалби на организацију радних услова и извештаја о непоштовању радне и финансијске дисциплине, службеног понашања итд..
Напомена за белешке - Пример
Записник правилно саставимо
Структура белешке претпоставља обавезно присуство таквих елемената:
- „Цапс“ означава организацију, име и положај примаоца, име и положај налогодавца.
- Текстни блок који се састоји од наслова документа („Мемо“) и резимеа ситуације, било каквих радњи, захтева.
- Датуми и потписи писца (датум, потпис и име оригинала наведени су у једном ретку са леве на десно).
Такође, уписни број може бити наведен у белешци ако је, према правилима предузећа, регистрован у часопису. Важно је напоменути да, будући да се меморандуми користе само у оквиру организације, присуство образаца није предуслов, осим ако се то захтијева правилима предузећа. Истовремено, нека предузећа имају сопствени логотип дизајниран посебно за службену преписку.
Како направити белешку?
Меморандум је по својој структури сличан званичном. Његова главна разлика је прималац: ако се информације могу послати било којем другом запосленом у допису, порука се упућује вишем званичнику.
Методе попуњавања белешке разликују се у зависности од сврхе. Конкретно, интерни извештај који се шаље менаџменту унутар организације састављен је на исти начин као и белешка. Разлика лежи у садржају текстуалног блока, који се назива „Напомена“, садржи изјаву суштине проблема, предлоге за његово отклањање или опис већ предузетих мера..Али, приликом састављања спољне белешке која је упућена запосленима у другим организацијама, правила су строжа:
- Документ је састављен на писму организације.
- Белешка је регистрована у књизи одлазних писама компаније, док је додељени матични број наведен у заглављу белешке. Такође, по пријему белешке, региструје се као долазни документ у организацији примаоца.
- Спољну белешку по правилу потписује шеф компаније или његов заменик. Приликом слања можда ћете морати да потпишете шефове других одељења.
- Датум састављања белешке је датум потписивања и слања..
- Ако белешку прате документарни прилози, у њеном се текстовном делу саставља листа приложених докумената.
Текст белешке зависи од његове намене:
- Извештај о извештавању треба да садржи информације о току рада, роковима, опис тренутних проблема итд. Такав извештај омогућава шефу да на време примети недостатке у раду и отклони их.
- Записник који информише о одређеној ситуацији састоји се од детаљног описа проблема и предлога за његово побољшање (елиминацију). У пракси се често такви документи посвећују притужбама због кршења радне дисциплине радне дисциплине и негативне су природе, стога је важно изоставити емоционалну компоненту у презентацији информација и придржавати се суштине.
Запис или меморандум: па у чему је разлика?
Као што видите, услуга и меморандум имају много заједничких карактеристика. Дакле, обе опције се користе за пословну комуникацију и имају сличну дизајнерску структуру. У исто време, постоји низ разлика:
- Биљешка је упућена запосленима у разним нивоима у предузећу, док се меморандум саставља само на адреси вишег нивоа (сопствена или трећа компанија).
- Биљешка је интерни документ, док се меморандум може користити у спољној преписци са другим правним лицима.
- Записник, за разлику од белешке, нема правну снагу.
- Пошто се меморандум користи интерно, може се писати на обичан лист папира. По истом принципу саставља се интерни извештај, ако се користи интерно. Истовремено, ако се извештај шаље другој организацији, онда се саставља коришћењем меморандума, матичног броја и других обавезних елемената званичне преписке.
