Да бисте схватили и разумели разлике између канцеларије и канцеларије, прво морате одредити њихову сврху у савременом процесу рада организације.
Општа дефиниција канцеларије (енг. Оффице) звучи овако - соба у којој се налази званично представљање организације(фирме), са запосленима и вишим особљем. Односно, просторија у којој се налазе њихова радна места. Сходно томе, за квалитетно обављање послова, ова места треба организовати тако да процес рада буде што удобнији и ефикаснији. Главни задатак је пројектовати канцеларију тако да се радни процеси који се одвијају у организацији одвијају у складу са задацима.
У савременим пословним процесима сада је прихваћено да се посао дели на следећи начин:
- Опен Оффице.
- Кабинети.
Размотрите сврху сваке врсте и разлику међу њима.
Отворени простор канцеларија и његова сврха
Ова врста канцеларије је прилично велика просторија, предвиђена за велики број радног особља. Радна места запослених у канцеларији су подељена између преграда малих висина од пластике или других материјала. Могућа је и додатна подела у посебне радне групе (одељења) помоћу намештаја: регали, ормарићи.
Опен Оффице
Они планирају поделу узимајући у обзир број запослених у сваком одељењу и могуће кретање по канцеларији као део радног процеса. Канцеларијска опрема је смештена на раскрсници рута за особље, са циљем да се истовремено користи више одељења.
Канцеларија типа кабинета и његова сврха
То су канцеларије традиционалног типа, које се састоје од засебних, изолованих просторија и предвиђених за рад, у којима је потребан одређени степен приватности и спокоја. По правилу то су финансијски одељења (рачуноводство, одељење за планирање итд.), Правни одељење организације, одељење за системску администрацију, дизајн и архитектуру.
Кабинет
У њима је од две до пет особа, врло често постоји и радно место и шеф одељења. Све што је неопходно за нормално обезбеђивање процеса рада налази се унутар канцеларије: канцеларијска опрема, радна и архивска документација, канцеларијски материјал.
Шта заједничко имају отворене и кабинете?
У сваком случају, ради практичности и продуктивнијег рада, тим је састављен тим на малом простору који обавља функције једне врсте активности. Ово формира малу, унутрашњу, радну заједницу, која даје прилично високе перформансе у задацима.
Главне и значајне разлике између канцеларије и кабинета
Разлике су у радној сврси, колективности, профитабилности и погодности сваке врсте.
Радна сврха
Отворена канцеларија је погодна за истовремено обављање различитих врста радова на једном великом простору. Без већег оштећења производног процеса, позивни центри, одељења за оглашавање, одељења продаје и набавке могу заједно да обављају своје функције, спроводе истраживање тржишта и анкете, раде као програмери и дизајнери изгледа. Све остале активности за које није потребна одређена приватност могу плодоносно радити заједно са осталима.
У канцеларијама, због малог подручја, може постојати одјел који се бави само једним смјером.
Колективност
Отворена канцеларија значи јачање осећаја припадности читавом тиму, подизање тимског духа, високу динамику радних процеса и ближу комуникацију између запослених у целој организацији.
У случају распореда кабинета, прилично је тешко остварити пуноправан тимски рад због функционалне изолације одељења. Комуникација између запослених током радног процеса је ограничена. Дух колективизма важи само за малу групу која се налази у једној канцеларији.Ефикасност трошкова
Велике површине за отворену канцеларију, ограничене само спољним зидовима и зонирање радних места уз помоћ преграда су много исплативије од изнајмљивања канцеларија за исти број запослених. Уштедите новац и приликом куповине канцеларијске опреме. Уз правилно планирање радних зона и рута запослених, једно или три канцеларијска одељења могу користити један сет канцеларијске опреме. Ако се иста схема користи у другом случају, тада она постаје неповољна у погледу временских трошкова.
Фитнесс
Од значајних недостатака отворених канцеларија може се разликовати недовољна визуелна и звучна изолација. Што је веома важно за производни процес и, ако је потребно, одржавање пословне тајне у одељењу. Једнако проблематично биће уређење радног места шефа одељења, коме треба мало приватности и смирености. Међутим, ако управа верује да шеф одељења увек треба да буде на видику и служи као пример својим подређенима, могуће је користити ормане са стакленим вратима и зидовима.
Из свега овога можемо закључити да избор функције зависи од многих фактора. А у модерном пословном понашању, вероватно би се требало водити према правцу његовог пословања.
