У току свештеничког рада у предузећу, може бити потребно да један или други запослени или руководилац креирају попис докумената. Која су правила за његово састављање? Како направити списак докумената на најтачнији начин?
То питање можемо проучавати у следећим аспектима:
Садржај чланка
- Општи захтеви за инвентаром
- Сорте залиха
Кренимо од прве тачке.
Општи захтеви за инвентаром
Састављање пописа докумената вероватно је поступак познат сваком искусном руском стручњаку за документацију, секретару, стручњаку за људске ресурсе или, на пример, рачуновођи. Међутим, у Руској Федерацији постоји веома мало званичних извора закона који би одредили критеријуме којих се запослени треба придржавати приликом рада са изворима у одговарајућем формату.
У основи, то су одељења правних аката - као што је, на пример, наредба ФМС Русије бр. 218 од 23. априла 2013. године, која садржи методолошке препоруке за састављање евиденције случајева (можете их наћи овде - хттп://ввв.гарант.ру/продуцтс / ипо / приме / доц / 70453442 / # 41). Многа предузећа развијају унутрашње корпоративне критеријуме, често различите од оних укључених у правне акте сличне налогу бр. 218 (ово је могуће јер се њихова правна снага односи само на одређене одељења).
Међутим, у пракси руског управљања документима развио се одређени скуп принципа и норми, којих се запослени препоручују да се придржавају приликом састављања спискова извора. Они се заснивају у великој мери на документу познат под називом "Основна правила за рад архива организација". Савезни архив га је одобрио 6. фебруара 2002. Можете се упознати са њима у вези са критеријумима за састављање залиха овде - хттп://ввв.цонсултант.ру/доцумент/цонс_доц_ЛАВ_40984/4б8214ае23д9бб7феф034ц78790ф682107а06еба. Овај извор није природе закона, али је активно укључен у праксу. Његове одредбе се такође често допуњују препорукама стручњака за управљање документима. Неки правници, успут, сет релевантних стандарда сматрају живописним примером пословног обичаја..
Како направити попис докумената у складу са наведеним извором који је одобрио Росарцхиве, као и практичним препорукама стручњака? Препоручљиво је да се придржавате горњег алгоритма:
Оглашавање- документ треба да се изврши на заглављу (ако један недостаје, неопходно је да на страници буде приказано најмање име компаније);
- страница инвентара треба да садржи наслов који одражава специфичности докумената који су укључени у одговарајућу листу;
- информације о изворима уписаним у попису морају бити израђене у облику табеле (у њеној структури морају бити најмање ступци као што су серијски број, назив документа и број листова, а по потреби и рокови, рок трајања, белешке);
- испод табеле треба да се одражавају подаци о броју појединачних докумената или група оних (на пример случајева) који су унесени у попис;
- одговарајући лист са списком извора треба да буде овјерен потписима директора предузећа, као и стручњацима одговорним за исправност његове припреме, на примјер, шефу службе за кадрове;
- потребно је утврдити датум пописа;
- допуштеност постављања бројева слова (која садржи слово десно од цифре серијског броја која одговара претходном документу на листи - ако је немогуће утврдити стварни серијски број тренутног извора) треба да се сложи са вишим структурама - на пример, ако говоримо о протоку докумената у владино одјељење.
Попис се мора издати у два примерка. Прва, у сваком случају, остаје у архиви компаније, друга се, по потреби, шаље другим организацијама - партнерским организацијама које верификују или су на неки други начин заинтересоване за проверу одговарајуће листе докумената.
до садржаја ↑Сорте залиха
Дакле, истражили смо теоријски аспект састављања залиха. Сада ћемо проучити неке практичне примере израде докумената..
У пракси руског канцеларијског рада можемо условно да разликујемо 3 врсте залиха:
- пратеће (користи се приликом преноса докумената са једне организације на другу);
- интерни (укључује детаљне информације о документима обједињеним у групу - на пример, у једном случају);
- архивске (подразумева пренос скупа докумената или њихових група - као опција, случајеве - у архиву организације).
Проучимо њихове специфичности.
Узорак попуњене пратеће листе може изгледати овако:
Документ који се разматра на тај начин допуњава изворе које послодавац шаље ФОЈ и укључује податке о износима плаћања, награда и доприноса.
Облик интерног инвентара може изгледати овако:
Очекује се да ће пружити детаљне информације о сваком документу који је укључен у групу извора, а који су из неког разлога комбиновани.
Облик архивског инвентара може изгледати овако:
У принципу, његова структура може бити врло слична оној која карактерише унутрашњи инвентар. Међутим, по правилу је укључивање група извора, на пример случајева, дозвољено у документ који се разматра. Интерни инвентар, заузврат, претпоставља коначне спецификације докумената.
